Planung und Organisation

Erstellen eines Kurzkonzeptes: was wollt ihr mit eurer Klasse erreichen? Was sind die pädagogischen Ziele?
Klassengespräch: Die Klasse sollte sich an einigen Punkten der Planung beteiligen dürfen und je nach Alter selbst etwaige Recherchen machen. Klärt mit euren Schülern die inhaltlichen Ziele einer Klassenfahrt ab. Warum sollen wir verreisen, was wollen wir erreichen? Wo lassen sich die Erwartungen am Besten verwirklichen?
Auswahl eines Fahrtziels: welche Jugendherberge entspricht den Anforderungen des Konzepts? Wo findet ihr kulturelle und pädagogische Angebote, die in euer Konzept passen? Achtet auf Anreisemöglichkeiten, Lage, Ausstattung.
Kontakt mit der Jugendherberge: über freie Plätze informieren, Kostenvoranschlag anfordern, Aktivitäten einplanen sowie den Aufenthalt und das Programm buchen.
Mitgliedschaft bei den Jugendherbergen überprüfen ggf. beantragen.
An- und Abreise organisieren: Buchung des Transfers (Gemeinde, Reisebus oder Zug), Bus- und Fahrpläne besorgen (www.mobiliteit.lu).
Auswahl von Begleitpersonen: achtet auf Vorerfahrungen und Ausbildung (Kollege, Praktikant, Erzieher) sowie Geschlechtertrennung.
Frühzeitige Buchung der Jugendherberge und Aktivitäten.
Eine Vorbesichtigung der Jugendherberge ist empfehlenswert.

Aufstellung eines Finanzierungsplans: Kosten ermitteln (Anfahrt, Unterkunft und Verpflegung, Programme, Aktivitäten, Besichtigungen usw.).
Etwaige Kostenzuschüsse und Genehmigungen bei der Gemeinde beantragen.
Bedürftige Familien können einen Antrag beim Sozialamt stellen, um einen Teil der Kosten erstattet zu bekommen.
Gemeinsame Aktionen zur Finanzierung der Klassenfahrt einplanen: Kürbisverkauf an Halloween, Kekse backen für Weihnachten, Flohmarkt organisieren, Tombola usw.

Elternbrief:Die Eltern sollten frühzeitig über das Vorhaben, Fahrtziel, Termin und Kosten informiert werden. Fügt gleich eine schriftliche Einverständniserklärung der Eltern und ein medizinisches Merkblatt zum Ausfüllen und unterschreiben hinzu.
Elternabend organisieren - Vorstellung und Diskussion über:
Zielort und Jugendherberge, Tagesablauf und Programm
Allgemeine Absprache
Haftung und Aufsicht
Taschengeld und Wertsachen
Pädagogische Werte und Ziele
Hinweise auf wichtige Punkte: Medikamenteneinnahme, Impfpass, Allergien
Packliste vorbereiten (auf festes Schuhwerk und Freizeitkleidung je nach Aktivitäten und Jahreszeit aufmerksam machen).
Merkblatt mit Adresse und Kontaktdaten der Jugendherberge für die Schüler und Eltern vorbereiten.

Kontrollanrufe:Kurz vor der Abreise Jugendherberge und Transportunternehmen kontaktieren. Genaue Anzahl der Teilnehmer und besondere Bedürfnisse angeben (Vegetarier, Allergien, religiöse Ernährungsvorschriften usw.).
Öffnungszeiten und Termine überprüfen.
Erste-Hilfe-Tasche zusammenstellen ggf. überprüfen.
Sport- und Spielmaterial, Gesellschaftsspiele und Bastelmaterial zusammenstellen.
Fotoapparat/Videokameraüberprüfen, ausreichend Speicherkarten vorsehen.
Kopien der Verträge und Dokumente machen (Jugendherberge, Transportunternehmen usw.).

Fotos machen und Videos drehen (je nach Alter an Schüler verteilen).
Aufgaben verteilen.
Eventuell Tagebuch mit Kindern erstellen (Zeitung oder Wandzeitung während des Aufenthalts erstellen).