Planification et organisation

Établir un concept succinct : que voulez-vous atteindre avec votre classe ? Quels sont les objectifs pédagogiques ?
Discussion en classe : les élèves doivent pouvoir participer à certains points de la planification et, selon leur âge, effectuer eux-mêmes d'éventuelles recherches. Clarifiez avec vos élèves les objectifs de contenu d'un voyage scolaire. Pourquoi partir, que voulons-nous atteindre ? Où peut-on réaliser au mieux ces attentes ?
Choisir une destination : quelle auberge de jeunesse correspond aux exigences du concept ? Où trouver des offres culturelles et pédagogiques qui correspondent à votre concept ? Attention à l'accès, à la situation, à l'équipement.
Contact avec l'auberge de jeunesse : s'informer des places disponibles, demander un devis, prévoir des activités et réserver le séjour et le programme.
Vérifier votre adhésion aux auberges de jeunesse et en cas contraire en faire la demande.
Organiser l'arrivée et le départ : Réserver le transfert (commune, autocar ou train), obtenir les horaires de bus et de train (www.mobiliteit.lu).
Choix des accompagnateurs : veiller à l'expérience préalable et à la formation (collègue, stagiaire, éducateur) ainsi qu'à la séparation des sexes.
Réserver l'auberge de jeunesse et les activités à l'avance.
Une visite préalable de l'auberge de jeunesse est recommandée.

Établir un plan de financement : Déterminer les coûts (trajet, hébergement et repas, programmes, activités, visites, etc.)
Demander les éventuelles subventions et autorisations de frais à la commune.
Les familles dans le besoin peuvent faire une demande auprès des services sociaux afin d'obtenir le remboursement d'une partie des frais.
Prévoir des actions communes pour financer le voyage scolaire : vente de citrouilles pour Halloween, préparation de biscuits pour Noël, organisation d'un marché aux puces, tombola, etc.

Lettre aux parents : Les parents doivent être informés à l'avance du projet ainsi que de la destination, de la date et du coût du voyage. Prévoyez aussi une autorisation parentale et une fiche médicale à remplir et à signer.
Organiser une réunion avec les parents avec présentation et discussion sur :
Destination et auberge de jeunesse, déroulement de la journée et programme
Points généraux
Responsabilité et surveillance
Argent de poche et objets de valeur
Valeurs et objectifs pédagogiques
Remarques concernant les points importants : médicaments, carnet de vaccination, allergies
Préparer la liste des bagages (chaussures solides et vêtements de loisirs en fonction des activités et de la saison).
Préparer une fiche avec l'adresse et les coordonnées de l'auberge de jeunesse pour les élèves et les parents.

Appels de contrôle : Contacter l'auberge de jeunesse et l'entreprise de transport avant le départ. Indiquer le nombre exact de participants et leurs besoins particuliers (végétariens, allergies, régimes religieux, etc.).
Vérifier les heures d'ouverture et les dates.
Préparer la trousse de premiers secours ou la vérifier le cas échéant.
Préparer le matériel de sport et de jeu, les jeux de société et le matériel de bricolage.
Vérifier l’appareil photo/vidéo, prévoir suffisamment de cartes mémoire.
Faire des copies des contrats et des documents (auberge de jeunesse, entreprises de transport, etc.).

Prendre des photos et faire des vidéos (ou laissez les élèves s’en occuper, en fonction de leur âge)
Distribuer les tâches.
Rédiger éventuellement un carnet de bord avec les enfants (créer un journal ou un journal mural pendant le séjour).